Google Form per spettacoli ed eventi: quando e come usarlo

Il digitale offre l’opportunità di instaurare una linea diretta con il proprio pubblico, prima e dopo gli eventi. Il feedback post-evento in particolare è fondamentale per capire come migliorare l’esperienza partendo dalle percezioni dei partecipanti. Dunque è necessario sapere come creare occasioni per ricevere feedback dal proprio pubblico, quali strumenti utilizzare e cosa tenere presente quando si chiedono opinioni, recensioni e nuove idee al proprio pubblico. E naturalmente conoscere le piccole accortezze legali quando si gestiscono i dati di terzi. Scopri tutto con questo tutorial!

Come generare nuovi contatti utili per la tua organizzazione culturale

Appare sempre più necessario crearsi un proprio database di contatti, per poter comunicare continuativamente e direttamente con la propria audience, senza dover sottostare alle variazioni degli algoritmi di Facebook e Instagram, ed evitare superflue spese di sponsorizzazione di post per raggiungere una audience già interessata. Ma qual è il processo per attirare contatti utili? Quali dati raccogliere? Quali contenuti servono? Scoprilo con questo tutorial!Cosa significa lead generation

Come e perché usare i video nella tua strategia digitale

In molte organizzazioni culturali l’uso del video è – in parte giustamente – associato a un rimpiazzo meno efficace della performance dal vivo. Sicuramente trasmettere tale e quale uno spettacolo live su Facebook o YouTube non dà al pubblico – nella maggior parte dei casi – la stessa emozione di essere davvero presenti. Non a caso il cinema si fonda sul montaggio, non sulla presa diretta. 

Ma il video è anche il mezzo più di successo in assoluto in quello che è al momento il canale più efficace per fare conoscere la propria organizzazione, cioè i social media in senso lato, includendo per molti versi anche YouTube.

Come risolvere quindi il dilemma?

La chiave è nel capire qual è il contesto di chi sta fruendo un video, decidendo lunghezza, contenuto, obiettivo e canale caso per caso. Un esempio pratico: una battuta di quindici secondi di un’opera teatrale, ripresa in primo piano, potrebbe essere molto efficace per promuovere lo spettacolo, molto più di una descrizione testuale di 4000 caratteri, soprattutto se la si inserisce in un piano di advertising su Facebook o YouTube che interagisca (a pagamento, sì!) con persone che sono sì potenzialmente interessate al teatro, e che magari vivono in una certa area geografica, ma che non sono ancora così fidelizzate alla nostra organizzazione.

Uno spezzone invece anche di un paio di minuti, pubblicato nella pagina Facebook o nella presentazione di uno spettacolo sul vostro sito può essere molto apprezzato da una platea già coinvolta. E anche questo video sarà più attrattivo di una lunga descrizione testuale – che non dovrà scomparire ovviamente, ma essere integrata.

La pubblicazione integrale aperta a tutti normalmente non dà molti risultati, né di promozione né di visualizzazione, per i motivi che si dicevano all’inizio. Però per qualcuno che ha visto lo spettacolo dal vivo, e che ha comprato il biglietto, potrebbe essere un bel regalo poter rivedere, se non tutta l’opera, almeno qualche spezzone a sua scelta. Basta creare un’area riservata sul sito, che con WordPress non è un’impresa titanica, e inserire il video pubblicato su Vimeo (meglio di YouTube, probabilmente) in modo da non essere trovato altrove da motori di ricerca e da Vimeo stesso.

Ogni operatore della cultura dovrebbe quindi pensare alle proprie performance live (pensate all’infinito serbatoio di contenuti di un festival, per foto e clip) già dall’inizio della progettazione come a un serbatoio di idee per poter continuare a proporre contenuti anche successivamente. Non certo con riprese e foto istituzionali (quelle lasciatele ai cronisti della stampa) ma andando a cercare “creativamente” angoli e momenti che il vostro pubblico amerà rivedere. Oppure addirittura rendendo creatrici le stesse audience — a partire dalla ricondivisione delle stories che il pubblico crea spontaneamente – ma da incentivare – durante gli eventi, ovviamente quando sia possibile. Anche se spegniamo i cellulari in sala, li abbiamo accesi prima, e li accendiamo subito dopo.

Sono in effetti (micro)video anche le stories, le clip che scompaiono dopo 24 ore di Instagram. Non è un caso che il formato più di successo sui social in questo momento sia in pratica un micro-racconto di quindici secondi associato a strumenti di interattività come sondaggi, quiz, tag, ecc. Anche se scompaiono dalla piattaforma sono frammenti preziosi che possiamo salvare e di nuovo mettere in circolo anche nei momenti meno caldi dell’anno, anche fondendoli in video più lunghi. La spontaneità e l’autenticità sono vincenti, in un mondo digitale, spesso come e più che la cura formale e “professionale” dei filmati. 

Naturalmente sempre considerando che il tempo, online, scorre molto più veloce e che un minuto di attenzione è già un regalo inestimabile da parte della nostra audience. Quindi è necessario focalizzarci sempre sull’aspettativa e il contesto di chi lo potrà fruire, vederlo con gli occhi del nostro pubblico, mixando, cucendo e tagliando quello che non serve. E coinvolgendo, ogni volta che sia possibile, il vostro pubblico.

Perché il tuo pubblico migliore… è quello che hai già.

Quando il contatto con il pubblico è sempre più digitale – sia che la performance sia dal vivo che online che ibrida – è fondamentale mantenere un database del proprio pubblico, eventualmente profilandolo per riuscire a inviare contenuti differenziati e rilevanti per ciascuna audience.

Un proprio database è fondamentale per riuscire ad avere un contatto diretto, senza per forza affidarsi agli algoritmi di Facebook o YouTube.
La newsletter inoltre deve passare da una mera funzione di avviso di spettacoli imminenti a “magazine” dell’organizzazione, valorizzando il lavoro dietro le quinte e il pensiero creativo, e spesso può spaziare ben oltre la programmazione specifica dell’organizzazione, fino ad arrivare alla content curation a cura delle persone chiave.

Non è vero inoltre che la mail sia un mezzo unidirezionale: spesso può essere un luogo di confronto in cui le persone rispondono direttamente, fornendo feedback utili e così anche coinvolgendo i propri sostenitori più fedeli.  

Nelle prime consulenze di Digital Hangar, il ruolo della fidelizzazione del pubblico è stato un argomento molto caldo. I sistemi come Mailchimp, Mailup e altri possono essere un valido complemento alle strategie sui social media, per mantenere coinvolto il pubblico anche fuori stagione, e non doverlo “riconquistare” a ogni evento.

Vendita online per gli spettacoli? Scopri come fare!

Dopo la pandemia, gli utenti online hanno incrementato la propria capacità e volontà di usare strumenti a distanza per svolgere acquisti, prenotare prodotti e servizi. Persone che non avevano mai usato lo smartphone per concludere transazioni stanno imparando la comodità di poter accedere a un’offerta di intrattenimento e finalizzarla, come si dice, a portata di tap sul telefono.

Questo ha aumentato le aspettative del pubblico, circondato da possibilità quali ordinare una pizza a casa, un posto al ristorante, un biglietto del treno: qualsiasi cosa è (o si aspetta che sia) raggiungibile facilmente, senza uno sforzo cognitivo e in poco tempo.
E naturalmente anche acquisti e prenotazioni di posti per gli eventi non fanno eccezioni.

Il pubblico si aspetta ormai di poter prenotare, se non pagare, direttamente i propri acquisti nel momento stesso in cui sta visualizzando una scheda di un concerto, di un’esibizione o di uno spettacolo, senza dover poi ripassare dalla coda alla cassa e senza dover mandare una mail o telefonare. Cogliere l’attimo è fondamentale!

Il servizio pre-evento diventa così parte stessa del valore offerto ai nostri pubblici. Tradizionalmente, si faceva uso di portali ad hoc per la vendita dei biglietti, i cosiddetti siti di ticketing, ma questi spesso erano attivabili, per costo e complessità, solo per una minoranza di eventi, e a volte non proprio il massimo dell’usabilità per chi doveva utilizzarli. Inoltre, spesso i dati rimanevano di appannaggio del portale e non dell’organizzatore.

Ci sono oggi una serie di strumenti più semplici e alla portata di tutti: Google Forms può essere utilizzato per pre-registrare gli spettatori – senza posto assegnato – in modo da avere già una lista pronta, anche da stampare, per dare l’accesso in presenza. Naturalmente a queste persone può essere contestualmente chiesta anche l’iscrizione alla newsletter, in modo da trovarsi dopo ogni evento con una lista pronta per essere inserita in Mailchimp o in un altro strumento per la gestione dell’email marketing. Mailchimp consente ora, in molte versioni, di creare già delle landing page di iscrizione direttamente dallo strumento, senza dover usare Google Forms, importandole così direttamente con un tag dedicato.

Perché è importante “taggare” o comunque segmentare e tenere distinti gli spettatori di uno spettacolo e di un tipo di evento? Perché col tempo avremo un database profilato di cosa hanno visto gli iscritti alla nostra lista e dei loro “gusti”, ma soprattutto perché potremo facilmente inviare una mail di richiesta di recensione, feedback, consigli, cosa è piaciuto e cosa no. Gli spettatori, esattamente come dopo una notte in hotel, si aspettano di essere ascoltati, e questa è un’opportunità da non perdere, anche per promuovere eventualmente spettacoli successivi.

Se volessi far pagare un biglietto o addirittura far scegliere il posto, Eventbrite  è una soluzione consolidata per corsi e spettacoli. Gratuito per eventi gratuiti, non ha costi fissi di utilizzo ma una percentuale sulle vendite online di circa il 3%. Anche Eventbrite consente di estrarre i partecipanti e inserirli in Mailchimp per poter essere contattati successivamente. Potete anche attivare l’opzione in cui chiedete ai partecipanti di pagare le spese di Eventbrite. Al biglietto sarà aggiunto il piccolo sovrapprezzo. Eventbrite rispetto ai normali portali ha anche una buona visibilità nei motori di ricerca e consente anche di inserire il modulo di vendita all’interno del sito o di linkarlo da social media e newsletter.
Oltre a Eventbrite esistono molti altri siti da utilizzare per vendere biglietti: trovate una lista qui.

Sia che partiate da un Google Form o adottiate una piattaforma di vendita vera e propria, automatizzare le operazioni di vendita rispetto alla prenotazione telefonica attraverso l’online è un ottimo modo per dare un servizio agli utenti, raccogliere dati preziosi sui partecipanti e poterli ricontattare in seguito.

Non solo newsletter

Newsletter e email marketing non sono sinonimi.
La newsletter normalmente si basa su di un calendario pianificato di uscite, con contenuti che devono presentare la nostra organizzazione nel suo complesso. Siccome sono spedite spesso senza una segmentazione (cioè a tutti gli iscritti) dovranno sempre essere un giusto mix di buoni contenuti (rilevanti e interessanti per la nostra audience) e «delicata» promozione dei nostri eventi e spettacoli.

Ma con il database email ci si può fare molto di più. Esiste la cosiddetta mail automation. Si basa su trigger (cause scatenanti) e tempi di invio basati sulle azioni del nostro singolo utente. Gli invii di queste email sono automatici, cioè non serve il nostro intervento perché siano spediti, ci penserà la piattaforma di email marketing (sì, vi serve una piattaforma di email marketing, no, Outlook o Gmail in ccn non vanno bene). Altre volte possiamo pianificare delle comunicazione extra newsletter, dedicate a un unico argomento (spesso, l’invito a partecipare).

La fantasia e Mailchimp (o simili strumenti) sono gli unici limiti a quello che possiamo fare, sempre tenendo bene a mente che stiamo cercando di creare o consolidare una duratura relazione con il nostro pubblico, non di infilarci a tradimento nella sua casella di posta.

Alcuni suggerimenti usciti dalle consulenze di Digital Hangar:

  • creare un percorso di benvenuto che dopo l’iscrizione dell’utente al sito (alla newsletter, in genere) invii a intervalli regolari (da qualche giorno a una settimana) delle email di approfondimento con le attività principali e (per esempio) i momenti migliori di una stagione, magari con link privati a video su Vimeo o YouTube, in modo che solo i registrati li possano vedere.
  • creare una mail automatica di feedback post evento a tutti coloro che hanno comprato un biglietto (lasciando la mail ovviamente). Ma le mail possono essere più di una, a intervalli regolari, in modo da avere il polso della soddisfazione del nostro utente e ricevere consigli (per esempio su di una stagione teatrale), per gli abbonati.
  • pianificare una «replica mensile» (si tratta di costruire 12 mail che partiranno automaticamente a distanza di un mese una dall’altra a partire dalla registrazione di ogni nuovoutente). Per esempio: alcuni spezzoni di spettacoli selezionati o qualsiasi altro frammento che sia percepito come di valore. Impostate una volta, poi continuano ad arrivare ogni mese ai nuovi registrati.
  • inviare gli auguri di compleanno con un piccolo regalo: può sembrare un po’ naïf, ma la stragrande maggioranza degli utenti lo apprezza. Naturalmente solo se abbiamo provveduto a chiedere agli utenti la data.
  • Per finire, spesso ha senso pianificare email dedicate, extra newsletter: se dobbiamo riempire una sala, e la nostra newsletter è pianificata per la settimana dopo (ma anche in ogni caso), potremmo inviare una mail con un solo messaggio: «vieni?». Sarà efficace, naturalmente se non ne abusiamo, usiamo toni empatici e se abbiamo creato da prima una relazione attraverso contenuti rilevanti e «curati». Se ci facciamo sentire quando abbiamo bisogno che il pubblico acquisti un biglietto, è probabile che la nostra email rimarrà tra quelle non lette.
Mettere in flusso i canali digitali

Mettere in un flusso i canali digitali

È raro incontrare organizzazioni culturali senza un sito, una pagina Facebook, un canale YouTube. Solo qualcuna non ha un account su Instagram o una lista di indirizzi email raccolti in passato tra gli spettatori o i fruitori.

Viene dunque da chiedersi da dove derivi la sensazione, diffusa, che tutti gli sforzi non siano ricompensati dai risultati, o almeno che non siano così evidenti. «Abbiamo 5.000 follower, eppure non so, non capisco se ci serve o no questo sforzo di pubblicare vari post a settimana». È un commento diffuso nell’ambito delle consulenze che Digital Hangar sta svolgendo nelle organizzazioni piemontesi di varie dimensioni, da quelle più piccole fino a quelle più strutturate.

Molte organizzazioni hanno aperto canali più spinte dalla sensazione di «doverlo fare» che per una strategia conscia. La proliferazione digitale è stata vissuta più come necessità imposta che come forma di crescita effettiva del proprio pubblico. O meglio, la necessità era percepita dal contatto con i propri pubblici, che richiedevano e richiedono sempre più spesso non solo di essere informati attraverso forme digitali, ma anche di rimanere in relazione anche fuori dagli eventi, di essere ascoltati, di poter dire la loro.

Aldilà delle capacità delle singole organizzazioni di gestire più o meno tecnicamente bene i contenuti da distribuire sulle varie piattaforme è venuto il momento di cominciare a mettere in fila gli strumenti. In fila come? 
Mettere in fila significa dare un ruolo ai diversi canali, anche differenziando le audience degli stessi canali, modellando i contenuti per essere «digeribili» a pubblici «già dentro», ma soprattutto a pubblici «ancora fuori».  Il pubblico «ancora fuori» è quello che non «sopporta», per esempio, la versione integrale di uno spettacolo su YouTube, perché, nel momento in cui lo intercettiamo, tipicamente via social media, sta facendo altro e al massimo può guardare un video breve. Abbiamo tre secondi per suscitare un’emozione. Serve una «pillola» che vada a centrare esattamente il suo bisogno, la sua sensibilità, la sua curiosità. Ci sono contenuti che fanno questo molto bene, le stories, i video sponsorizzati rivolti a un pubblico cosiddetto «freddo» (cioè che non ci conosce, di cui non abbiamo dati certi, solo vaghe preferenze che Facebook e gli altri ci comunicano nel momento in cui decidiamo di investire in promozione).

Se riusciamo ad avere ulteriori 10 secondi di attenzione, possiamo portare il pubblico (ogni singola persona di quel pubblico) a fare un altro passo: per esempio l’iscrizione alla nostra newsletter, che quindi non sarà più solo popolata da chi ci conosce, ma anche da un segmento che deve ancora essere «sedotto». E come avviene questo?

Avviene se e quando modifichiamo la comunicazione via email (ma anche riflessa su di un blog) da «programma degli eventi» a magazine continuativo. Che faccia incollare le persone con i contenuti «intra» spettacolo. Che susciti la voglia di esserci per davvero, che sia uno spettacolo dal vivo o una forma innovativa digitale, ma totale, immersiva. È inutile e uno spreco di risorse cercare di portare audience di sconosciuti direttamente all’esperienza immersiva, magari qualche giorno prima con una campagna last minute. 
Coloro che potranno e vorranno esserci saranno sicuramente i «caldi» (il nostro pubblico fedele, di cui abbiamo parlato nel post precedente), i «tiepidi» che avremo conquistato non a colpi di programma ma a colpi di anticipazioni e anteprime tese ad aumentare il loro desiderio di esserci. Operativamente: gli iscritti alla newsletter e alle nostre pagine social.

Il digitale non è mettere tutti i canali in parallelo come se fossero affissioni,  ma disporli in un flusso in cui ogni persona venga accompagnata dai contenuti costantemente e progressivamente, a seconda di quanto è «dentro» alla nostra proposta di valore, di quanto è coinvolta. Serve equilibrare lo sforzo per «portare dentro», quello per «portare avanti» (verso la presenza), e quello per «portarsi dietro» coloro che sono già dentro.

Per questo il digitale non finisce mai, e deve continuare anche dopo l’ultima replica. Perché quello che conta non è il numero dei follower, ma l’attenzione del proprio pubblico. Chi non è stato presente a questa stagione, può essere un ottimo candidato alla prossima, ma solo se non buttiamo il patrimonio dei contatti che faticosamente abbiamo portato «dentro».

Allora sì che potremmo misurare, nel lungo periodo, quanto lo sforzo di gestione del digitale si ripercuota poi in biglietti, crowdfunding o qualsiasi altro obiettivo che avremo dato alla nostra strategia.

Il sito web di una realtà culturale: ABC per la progettazione e usabilità

Da dove si parte per costruire un sito web accessibile a un pubblico il più ampio possibile, facilmente navigabile e, allo stesso tempo, in grado di offrire percorsi di approfondimento per i palati più esigenti? Proponiamo un approccio strategico, che ci consenta di produrre contenuti corretti e coinvolgenti, che rispecchino la nostra organizzazione culturale e siano in grado di connetterci con gli utenti e instaurare un dialogo, non solo online.

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Analizzeremo le potenzialità offerte dal mondo video e i loro punti di forza sui social.
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Digital Hangar è la sfida digitale di Hangar, una piattaforma di attività e di professionisti a disposizione del mondo culturale piemontese che vuole promuovere una visione dell’impresa culturale come economica a tutti gli effetti. Hangar è un progetto dell’Assessorato alla Cultura e Turismo della Regione Piemonte realizzato dalla Fondazione Piemonte dal Vivo. Le sue attività sono realizzate con il sostegno della Fondazione Compagnia di San Paolo.

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